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1、背景板的放置。制作会标。横幅式会标一般悬挂在主席台的上方位置，多数为红底黄字或白字会标。目前有屏幕投影或彩色喷涂技术制作的巨幅背板做会标，比横幅式效果强烈，制作难度稍大。
2、确定主席台上宾主规模。要视主席台上就座的来宾与主人的人数确定座椅的数量与摆放方式。
3、排定座次。主席台上宾主座次的安排要视级别来定，主宾与主要负责人的座位应摆放在前排正中然后依次序分别排好。座次排好后，摆放座签或将写有姓名的小条贴在椅背上。以便宾主对号入座。
4、安排麦克风。麦克风话主席台中间，也可放分放在前排左右边上，有条件的可以多置。
5、安排摄像位子。如需摄影摄像的，事先安排摄影师，准备必要的席位或梯架。
6、会场工作人员安排。如接待人员，制安人员等。
